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          档案征集方式


          一、中档网历史档案征集范围:

          1、 建国前各党派、政府机构和社会组织等形成的档案;

          2、建国后共产党及其领导的政权机关、武装力量、社会团体、企事业单位等形成的档案;

          3、党和国家、省、地市领导人的重要讲话稿、题词、照片、录音(像)等档案;

          4、各个历史时期各行业知名人士在工作、生活中形成的具有历史意义和社会保存价值的信函、自传、演讲稿、书画作品、照片、录音(像)等档案;

          5、各个历史时期的重大活动、重大事件、重点建设工程项目、科研成果、典型案例的档案资料、名品档案资料等;

          6、反映各个历史时期社会生活风俗、人文地理、自然风貌、文化艺术、民族宗教等文献资料。包括各种有价值的照片、票证、证章、商标、契约、图案、小报、传单、家谱等。

          二、档案征集方式

          1、接受捐赠:对国家和社会具有保存价值非国家所有的电子版档案资料,鼓励所有人捐赠;

          2、收购:对确定有较大社会保存价值但属于个人所有的电子版档案资料,所有者愿意出售的,双方协商,有偿征集;

          5、接受移交:个人、机关、团体、企事业单位及工作人员保存的各类具有永久保存价值的珍贵档案。

          三、办理交接手续

          在办理交接手续时,记录档案资料和内容,开具目录清单对方签收。签定协议时,规定双方的权利和义务,对档案资料的所有权和处置权做出明确认定。




          中档网档案汇编工作规范


          一、档案汇编工作

          档案汇编是以馆藏档案、互联网电子档案、以及其他档案研究资料为基础,以汇编档案文件,汇集和编写档案资料为成果形式的一项专门工作,汇编完成且审核无误的档案资料可以在中档网发布。

          二、中档网档案汇编成果最常用的三种分类:

          按表达形式划分:可以分为文字式、图形式、数据式和声像式等四种;

          按选题范围划分:可以分为综合型和专题型两种;

          按体裁特征划分:可以分为汇编、文摘、索引、简介、综合调研材料和史志等若干种。

          三、档案汇编要求

          1、选题方面

          以弘扬正能量为核心思想,档案汇编选题范围涵盖中华历史全部时间段,形成文字式、专题式和图样式等多种类型的档案汇编形式,以规范档案汇编工作。

          2、加工编辑方面

          档案汇编的加工过程。主要有内容删节、格式加工和文字校勘等等。为了保证档案编研成果的严肃性、权威性,提高档案编研成果的质量,一定要做好加工编辑工作,特别是文字校勘工作。

          4、总纂方面

          档案汇编的总纂主要包括材料排列和结构完善加工。材料排列是指文件与文件之间的先后排序的确定,结构完善加工主要是完成档案编研成果的辅助结构有关内容的编写等加工。

          5、审核方面

          档案汇编成果的审核主要是审核档案汇编成果的纪实性、正确性、发布形式和使用的控制范围,确保档案资料的完整性,在加工编辑过程中做到信息全面、结构完整。

          四、图形文件要求

          1、重大活动、重大事件、重大事故、重大自然灾害、重点工程的照片应反映事件的全貌和全部过程,可从全景、主要人物、合影、成果实物、不同阶段的现场等多个场景选取具有代表性和典型性的照片。

          2、归档照片应具备主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁等特点。特别珍贵的已损坏的影像文件根据实际情况判定是否可用。

          3、数码照相机拍摄形成的数码照片应保证未经编辑,像素在300万以上。纸质图像可扫描成电子文件,像素在150万以上。

          4、图片、照片文件以照片内容命名,文件存储格式为JPEG文件(文件后辍名一般为.jpg或.jpeg。

          5、图形图像文件可单独说明或在汇编的档案资料中作配图使用。

          6、图像文件说明:采用8位阿拉伯数字标注摄影或制作时间(如20070101)摄影者:*** ,文字说明:拍摄或制作的时间、地点、人物、背景等要素,概括揭示照片所反映的全部信息。如图片名称能全面反映照片信息,文字说明可从简或省略。要避免出现无人物介绍和定 位不准确,混淆题名与文字说明等问题

          五、举例说明

          1、大事记

          大事记是按照时间顺序,简要地记载一个单位在一定历史时期内发生的大事和要事的一种档案汇编成果。

          (1)大事记的体例

          按照体例来分,大事记可以分为:编年记事体、分类编年体和本末记事体三种。编写大事记一般使用的体例是编年记事体。编年记事体是一事一记,逐年、逐月、逐日以时间发生的时间先后为序记述,一日数事,则分条记述。

          (2)编年记事体的格式

          编年记事体的格式有两种,一种为两段式:时间——大事内容。另一种为三段式:时间——大事内容——备注。备注起到注明材料出处的作用。

          (3)大事记的记述范围

          例如某县级机构大事记的记述范围为:各种重要的决定、办法、通知等文件的颁布实施情况;各种重要的会议和活动情况;区域和隶属关系变化;机构建立和调整、名称更改;领导成员的任免情况和重要活动情况;本单位内部机构的设置、调整和人员任免情况;奖励、处罚等情况;重大项目建设、重大成果取得情况;获得的各种重大荣誉;上级领导视察、检查工作;重要外事活动;重大灾害、事故、案件的发生;其他大事、要事、新事。

          (4)大事记的编写要求

          ①大事记述范围掌握要准确,做到:大事突出、要事不漏、小事不收,突出大事、要事、新事。

          ②大事发生时间要保持唯一性,不能模糊。

          ③大事内容包括事故、起因、发展过程、结果等要素,必须完整、概括和确切。

          ⑸其他相近的还有:

          ①、年谱

          按年月记载重要人物生平事迹的一种大事记。被谱述的人物,称为“谱主”。编撰时,应广泛参阅有关谱主的档案和资料,对其生卒时日、生平经历、重要活动、学术成就等各方面的材料,加以选择、考订和编排。要求取材适当,文字精练,褒贬公允,实事求是地反映出谱主一生的轨迹。所取材料应注明出处。并可附录画像、照片及研究谱主的资料索引等,以佐参考。

          ②、年表

          以年代次序简述历史事件或人物事迹的一种大事记。如《史记》中的《十二诸侯年表》、《汉兴以来诸侯王年表》。现代的《中国历史大事年表》等。单纯纪年以供查考历史年代的表格,也称年表。

          2、其他简介类档案编研成果

          其他简介类档案编研成果也即文摘型档案编研成果,它是以内容摘要的形式,不加任何评论地简要报道档案信息的档案编辑成果。

          (1)其他简介类档案编研成果的特点

          其他简介类档案编研成果的共同特点是突出一个“简”字,但并不是单纯的越简单越好,而是要简明扼要,突出要点,用简洁明快的语言把档案中的关键内容反映出来,让读者在阅读后对有关事物有一个基本的了解。

          所以在编制其他简介类档案编研成果时,一般都采用表格式的表述方式,设计专门的表格,再配以简要的文字说明,达到了简明、扼要、醒目的效果。

          例如:会议简介的主要内容有:会议名称、届次、召开时间、会议地点、主持人、开会形式、会议议程、讨论和决议事项、选举结果、正式代表等等。如:《历届党代会会议简介》。

          (2)其他简介类编研成果的编制要求:

          ①全面。要根据档案中记载的内容,把有关事物的基本状况,主要特点、技术参数等重点内容全面表达出来。

          ②客观。叙述内容基本上都使用档案中的原有文字,不加任何修饰词语,也不要任何的评价。

          ③简明。虽简但不失内容丰富,详实完整。

          3、年鉴

          年鉴是以记述单位一年内新情况为主要内容的历史性资料工具书。

          年鉴按其内容范围可分为综合性年鉴和专业性年鉴两种。顺名思义,年鉴一年一编,独立成册,逐年连续,渐成系列。若将单位若干年份的年鉴排列起来,实际上就是单位编年体的系列史册。

          ⑴年鉴的特点

          年鉴的特点可以概括为以下四点:

          ①年度性。年鉴是以年度为时间单元逐年编写的,原则上每卷只反映一个年度内所发生的各种大事、要事、新事以及有关的资料、信息和数据,所以年鉴具有年度性。年度性是年鉴的本质属性。

          ②资料性。单位年鉴以资料为主,集中、系统地记载和反映单位某年度的基本情况,为单位领导回顾历史、总结经验、摸索规律和进行决策提供参考依据。所以人们说单位年鉴是“看得见,摸得到”的数据资料库。

          ③权威性。年鉴是“昨天的记录,今天的镜子,明天的见证。”撰稿人所提供的稿件必须是忠实依据档案文件所记载的事实,符合单位客观实际,并经过严格审查的权威历史资料,所以企业事业单位年鉴必然具有权威性。

          ④实用性。年鉴是档案不可缺少的一种工具书,它“集万卷于一册,缩一年为一瞬”,将档案相应年度内有关新资料汇于一册,翻阅方便,随时可查找到所需的信息、资料和数据。



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